FotoOprogramowanieRTV

Google’s Stack to sprytny, choć niekompletny sposób digitalizacji i porządkowania dokumentów

Konieczność radzenia sobie z papierkową robotą to prawdziwy ból, niezależnie od tego, czy jest to papierowa, czy cyfrowa. Dokumenty podatkowe, wyjaśnienia dotyczące świadczeń z towarzystw ubezpieczeniowych, pokwitowania zakupu, recepty, rachunki, karty szczepień – lista codziennych formalności jest długa. I oczywiście, gdy nagle potrzebujesz znaleźć pokwitowanie na swój dwuletni laptop, nigdzie go nie ma.

Najnowsza eksperymentalna aplikacja Google, Stack, ma ułatwić Ci tę część życia. Produkt inkubatora Google Area 120, do którego został zaprojektowany Stack the miejsce, w którym możesz przechowywać kopie PDF wszystkich tych dokumentów. Jak wspomniano w naszym pierwszym artykule, Stack pożycza technologię będącą podstawą potężnego narzędzia Google DocAI dla przedsiębiorstw do analizy dokumentów, aby móc organizować je w kategorie – lub, w języku Google, stosy – i umożliwiać wyszukiwanie słów w tekście.

Mam dużo dokumentów do uporządkowania. Aby przechowywać i udostępniać ich cyfrowe kopie, używam połączenia Dysku Google, Evernote i aplikacji do tworzenia plików PDF o nazwie Tiny Scanner. To nie jest idealne rozwiązanie, więc kiedy Google wyszedł z aplikacją do skanowania / porządkowania dokumentów, pomyślałem, że zobaczę, o co chodzi w tym stosie.

Przynieś stosy

Po pierwsze uwaga: obecnie Stack jest dostępny tylko na urządzeniach z Androidem i można go zainstalować tylko przy użyciu osobistego konta Gmail, a nie konta Google Workplace (dawniej G Suite). Jednak po zainstalowaniu aplikacji możesz uzyskać dostęp do dokumentów zapisanych na dowolnym koncie Dysku Google, w tym na kontach Workspace. Ten rodzaj zamieszania nie będzie nowy dla nikogo, kto ma do czynienia z żonglowaniem wieloma kontami Google.

Kiedy po raz pierwszy otwierasz stos, pojawia się seria ikon reprezentujących różne stosy, w tym rachunki, bankowość, dom, identyfikatory, medyczne, pokwitowania i oznaczone gwiazdką. Jeśli żadna z tych opcji nie odpowiada Twoim potrzebom, możesz kliknąć link Edytuj w prawym górnym rogu, a zobaczysz inne stosy związane z podatkami, imigracją, pojazdami i innymi kategoriami, które możesz dodać do swoich stosów najwyższego poziomu . Możesz także utworzyć własny stos, dotykając przycisku plusa.

Organizujesz swoje dokumenty w stosy.

Organizujesz swoje dokumenty w stosy.

Możesz wybrać różne stosy lub stworzyć własny.

Możesz wybierać różne stosy lub tworzyć własne.

U dołu głównego ekranu znajdują się dwie zakładki: „Strona główna” (ekran początkowy, na którym można zobaczyć swoje stosy) i „Wszystkie dokumenty” (gdzie można przeglądać i przeszukiwać wszystkie zapisane dokumenty bez organizacji „stosu”).

Aby rozpocząć dodawanie dokumentów, naciśnij symbol plusa na ekranie głównym. Otrzymasz trzy sposoby wypełnienia stosu:

  • PDF: pobierz istniejący plik PDF z dowolnego konta Dysku Google lub z urządzenia
  • Galeria: znajdź ostatnio sfotografowany obraz na swoim urządzeniu
  • Aparat: użyj aparatu urządzenia, aby zeskanować dokument

Mam dużo dokumentów na Dysku Google, więc pomyślałem, że zacznę od importowania dokumentów metodą PDF. Byłem rozczarowany, gdy odkryłem, że mogę importować tylko jeden dokument naraz – co oznacza, że ​​wprowadzenie całej historii plików PDF zajmie mi bardzo dużo czasu.

Metoda Gallery również nie była szczególnie przydatna, ponieważ dała mi dostęp tylko do około półtora miesiąca zdjęć na moim urządzeniu.

Możesz dodać istniejący plik PDF lub zeskanować go za pomocą aparatu w telefonie.

Możesz dodać istniejący plik PDF lub zeskanować go za pomocą aparatu w telefonie.

Istnieją podstawowe funkcje edycji pliku PDF.

Istnieją podstawowe funkcje edycji pliku PDF.

Z drugiej strony, używanie aparatu w telefonie do skanowania dokumentu z poziomu stosu działało dobrze. Dokument jest podglądany przed zapisaniem i w razie potrzeby można dostosować kolor, przyciąć go i obrócić. Możesz także dodać dodatkowe strony, dzięki czemu możesz mieć dokument składający się z więcej niż jednej strony.

Niezależnie od tego, w jaki sposób zaimportowałem dokument, byłem pod wrażeniem tego, jak dobrze zastosował go Stack. Aplikacja tworzy nazwę dokumentu na podstawie jego treści, wyodrębnia ważne szczegóły, takie jak data i kwota zakupu, i na podstawie treści decyduje, w którym stosie powinien się znaleźć. Na przykład poprawnie zidentyfikowała dokument, który zawiera informacje o CDC v-safe jako pochodzącą z CDC i umieścił ją w stosie medycznym. A kiedy sfotografowałem bardzo pognieciony paragon sklepowy, bez dostrzegalnych trudności wskazałem nazwę sprzedawcy oraz kwotę zakupu i umieściłem dokument w moim stosie paragonów.

Nie musisz polegać na aplikacji, aby zdecydować, do którego stosu trafi dokument. Możesz przypisać dokument do stosu, przechodząc do zakładki „Wszystkie dokumenty”, a następnie wybierając odpowiedni dokument; jego stosy są wymienione pod obrazem i możesz je tam dodawać lub usuwać. I tak, możesz przypisać pojedynczy dokument do więcej niż jednego stosu, jeśli chcesz – na przykład umieściłem dokument CDC zarówno w moim stosie Medycznym, jak i Oznaczonym gwiazdkami.

Nie możesz tworzyć stosów podrzędnych (lub podfolderów) w stosie. Nie możesz też otagować dokumentu. Na przykład, jeśli zbierasz wiele dokumentów medycznych od różnych lekarzy, musisz umieścić je wszystkie w stosie medycznym i wyszukać potrzebny dokument lub utworzyć oddzielny stos dla każdego lekarza. Mamy nadzieję, że w miarę prac nad tą eksperymentalną aplikacją zostaną dodane dodatkowe narzędzia organizacyjne.

Z drugiej strony, wyszukując (przechodząc do „Wszystkie dokumenty”) zazwyczaj znajdziesz to, czego potrzebujesz. Jak można się było spodziewać po aplikacji Google, wyszukiwanie działa bardzo dobrze; większość moich wyszukiwań zakończyła się sukcesem w znalezieniu tekstu w dokumentach PDF.

Sztuczna inteligencja Stacka wyciągnęła dane nawet z pomiętego paragonu.

Sztuczna inteligencja Stacka wyciągnęła dane nawet z pomiętego paragonu.

Możesz wyszukiwać treści w pliku PDF.

Możesz wyszukiwać treści z poziomu pliku PDF.

Jeśli przejdziesz do strony Ustawienia (dostępnej z Twojej osobistej ikony), możesz ustawić, aby aplikacja automatycznie importowała wszystkie zdjęcia dokumentów zrobionych za pomocą urządzenia. Możesz także automatycznie zapisywać wszystkie swoje pliki PDF na Dysku Google (co jest doskonałym pomysłem, ponieważ Stack jest eksperymentalny i może bardzo łatwo trafić na cmentarz Google). A jeśli zdecydujesz, że Stack nie jest dla Ciebie, możesz wyeksportować wszystkie istniejące dokumenty na Dysk i usunąć wszystkie swoje dane ze Stack.

Prywatność i ochrona

Zgodnie z opisem aplikacji Google „Stack korzysta z zaawansowanych technologii zabezpieczeń i logowania Google do ochrony Twoich dokumentów”. Możesz także wymagać blokady twarzy lub odcisku palca, aby uzyskać dostęp do aplikacji – dobry pomysł, jeśli planujesz dołączyć poufne dokumenty.

To, jak bardzo chroni to Twoje dokumenty przed samym Google, jest, jak zawsze, kwestią sporną. Aby korzystać ze Stack, zgadzasz się na Warunki korzystania z usług Google (które i tak prawdopodobnie już wcześniej zgodziłeś się, jeśli masz konto Gmail) i Politykę prywatności (te same). Zostaniesz również poproszony o zezwolenie aplikacji na dostęp do zdjęć i multimediów na twoim urządzeniu oraz robienie zdjęć i nagrywanie wideo (podczas korzystania z aplikacji, tylko tym razem lub odmów). Oba te uprawnienia są opcjonalne, ale jeśli Stack nie może uzyskać dostępu do multimediów ani robić zdjęć, prawdopodobnie nie będzie to zbyt przydatne.

Czy więc Stack jest realną opcją dla tych z nas, którzy próbują śledzić papierkową robotę życia? Jeśli o mnie chodzi, to jeszcze go nie ma – ponieważ jest tak wcześnie w jego rozwoju i ponieważ stałem się trochę cyniczny, jeśli chodzi o skłonność Google do porzucania eksperymentów, nie jestem gotowy, aby powierzyć wszystkie moje ważne prace Stos. Ale ma duży potencjał i zamierzam mieć go na oku.

Zostaw komentarz

Maciek Luboński
Z wykształcenia jestem kucharzem , ale to nie przeszkadza mi pisać dla Was tekstów z wielu ciekawych dziedzin , których sam jestem fanem.Piszę dużo i często nie na tak jak trzeba , ale co z tego skoro tak naprawdę liczy się pasja.

Najlepsze recenzje

Video

gallery

Facebook